Personal Assistant Notariaat

Wij zijn op zoek naar jou!
Heb jij ervaring als Personal Assistant en ben je toe aan een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat, snel overzicht creëert en direct zelfstandig aan de slag kan? Dan zoeken wij jou!

Als Personal Assistant binnen ons notariaat ben je de rechterhand van een van onze notarissen en vorm je een onmisbare schakel binnen de praktijk. Je bent de spil in het web, houdt alle ballen in de lucht en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Je komt terecht in een dynamische omgeving waar snel schakelen vanzelfsprekend is en waar je met een proactieve houding het verschil maakt. 

Over het Notariaat – Ines van Dijk
“Wij leveren realistische, hoogwaardige en op maat gemaakte oplossingen. Ons team werkt aan uiteenlopende dossiers en sectoren, en werkt daarbij nauw samen met andere specialisten binnen ons Amsterdamse kantoor, zoals vastgoed-, ondernemings- en belastingadvocaten.

Onze (kandidaat-)notarissen en medewerkers hebben uiteenlopende interesses: van samen bowlen tot verschillende sporten, van verre reizen tot vakanties dicht bij huis. Sommigen wonen in Amsterdam, anderen in landelijke gebieden. Juist die diversiteit maakt ons tot een hecht team. We zorgen voor elkaar en vinden het belangrijk dat iedereen veilig, gezond en gelukkig kan werken.” 

Jouw werkzaamheden
Als Personal Assistant combineer je organisatorische ondersteuning met inhoudelijke werkzaamheden binnen onze notariële praktijk. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt dat dossiers, documenten en afspraken zorgvuldig en tijdig worden voorbereid en afgehandeld. Je werkt zelfstandig binnen de gemaakte werkafspraken en stemt waar nodig af met de (kandidaat-)notarissen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Aanspreekpunt zijn voor cliënten bij legalisaties, de benodigde legalisatieverklaringen voorbereiden en de verdere afhandeling coördineren;
• Controleren en redigeren van notariële documenten en akten en deze passeerklaar maken;
• Assisteren bij het openen van dossiers en facturering;
• Het opstellen en bijwerken van aandeelhoudersregisters;
• Actueel en volledig houden van dossier- en cliëntgegevens in de gebruikte systemen;
• Ondersteunen bij registers, verklaringen en beheer van juridische modellen; 
• Voorbereiden en administratief afhandelen van inschrijvingen en wijzigingen bij het Handelsregister, het Kadaster en de Belastingdienst op basis van de relevante notariële stukken;
• Beheren en structureren van archief en dossiers;
• Ondersteunen bij administratie en facturering, controleren van declaratievoorstellen en signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in de dagelijkse werkprocessen;
• Agenda's beheren in Outlook, inclusief het plannen van vergaderingen in verschillende tijdzones
• Plannen en organiseren van evenementen en teamvergaderingen

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een ervaren Personal Assistant die weet wat er nodig is om een drukke praktijk draaiende te houden. Je bent zelfstandig, stressbestendig en vindt het leuk om in een dynamische omgeving het verschil te maken. Herken jij jezelf in het volgende?

• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur opgedaan binnen het notariaat of de advocatuur
• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Beschikbaar voor 4 of 5 dagen per week 
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent communicatief sterk, schakelt gemakkelijk met verschillende niveaus en durft duidelijk te zijn
• Je bent sterk in organiseren, houdt overzicht en weet moeiteloos prioriteiten te stellen
• Je bent oplossingsgericht, neemt verantwoordelijkheid en gaat geen uitdaging uit de weg
• Je bent IT-vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office

Wat bieden wij?

• Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een professionele en collegiale werkomgeving
• Veel verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en ruimte voor eigen initiatief
• Een dynamische werkomgeving waarin je volop de mogelijkheid krijgt om jezelf te laten zien en verder te ontwikkelen
• Volop mogelijkheden om bij te praten met je collega's tijdens onze vrijdagmiddagborrels, teambuildingactiviteiten en sportactiviteiten

Klinkt dit als een goede volgende stap voor jou? Laat het ons weten – we maken graag kennis met je!